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从“繁难慢低”到“简快好省”,能链企服激活企业能源管理效能

员工吐槽:“每次用完公车,都要给财务提交油费发票,填写清楚用车行程信息,下载打印报销表格,还要等待漫长的财务审核,遇上不符合要求的发票有可能还无法报销。”

财务委屈:“每到月底都是最头疼的时候,要对员工提交的油费发票进行逐一审核,还要手工入账,少不了熬夜加班,耗费大量时间和精力,但员工还觉得我们效率低。”

行政抱怨:“公车管理牵扯到很多方面,不仅涉及到车辆管理,还包括对司机、油卡的管理,虽然公司有制度,但在管理流程上还是十分繁琐。”

正所谓,外行看热闹,内行看门道,企业公车管理看似细枝末节,里面的门道着实不少。

企业用车加油管理四大痛点:流程繁、提效难、审核慢、效率低

对很多企业来说,拥有一支高效的商务车队已经成为标配。然而,当车队建立起来后,企业管理者却因缺少科学的管理系统,而被各种用车管理问题所困扰。比如在用车加油成本上,企业往往缺乏主动权。由于企业车队用油量大,油价的些许变化都可能对车队的整体运营成本产生影响,不同品牌的油价也有差异,单一品牌加油卡只能去同一个网络加油,企业在这方面往往缺乏统筹和计划。如果企业管理者能找到降低加油成本的方法,仅此一项就能为企业节省5%~8%的运营成本。

同时,企业用车加油管理环节多、流程繁琐也是不可忽视的痛点,分油、圈存、报销、核算、要发票……一项项全是手工作业。特别是在财税管理方面,非常耗时耗力。数据表明,超过80%的财务管理者每天仍要处理大量报销工作,油费发票堆积如山、手动输入大量繁琐发票号/发票金额/行程信息、审核对账工作量繁重且易出错、多形式的油卡需要分别开票。稍有松懈,可能会影响公司正常的成本抵扣,给公司造成税费损失。

从“繁难慢低”到“简快好省”,能链企服激活企业能源管理效能

让企业头痛的不仅是居高不下的用油成本和低效的管理模式,还在于信息的不透明导致很多不可控的变量。大量的用车统计数据及信息都依靠传统的记录方式,这让数据的准确性和安全性面临极大考验。再加上现在加油作假的方式和手段越来越多,行为越来越隐蔽,让企业管理者对加油行为的合规性无从分辨,种种问题都给企业用车加油管理造成不小困扰。

传统加油卡已成过去式 “一键”开启数字化管控新模式

那么该如何有效管理用车加油呢?现在很多企业都采用实体加油卡的方式,但这样的解决方案难免有些“过时”。加油卡在改善车队用油信息透明度、简化行政财务流程等方面的作用实在有限,为了弥补使用油卡的弊端,有些企业会另辟蹊径,比如配备专职的管理员。

“每辆车都由管理员建立单独的加油档案,要求司机在每次加油时上报相关记录。比如车辆公里数照片、加油站名字、加油升数等。”某大型企业集团行政管理负责人王斌简单介绍了自己企业的模式。据他介绍,管理员除了要对车辆加油环节进行监控,还要做好统筹和计划,及时充值加油卡,避免加油时卡中余额不足的现象发生。管理员在每季度末还要将单车耗油数和行驶公里数进行汇总,进行燃油消耗合理性分析,及时总结并提出整改意见。

不难看出,企业用车加油管理员不仅工作量大,工作内容也很繁杂,如果企业配备多名这样的管理员,无疑将提高人工成本。但如果配备不足,“一人跟多车”又达不到实际管控效果。管理员看似为了提升用车加油管理效率而设置,实则并不会真正意义上做到降本增效。

数字化技术的出现,为企业提升用车管理效能、降低运营成本提供了新的途径。作为企业级能源数字化管理服务商,能链企服为公车加油提供一站式能源数字化管理解决方案,以极简的“一键”方式为企业用车加油管理带去新体验。

从“繁难慢低”到“简快好省”,能链企服激活企业能源管理效能

“一键”模式究竟如何与众不同?

能链企服彻底根除了传统“加油卡”的概念,管理员可通过“一键分油”进行加油额度分配,只需将加油额度分配到司机的账户,避免了传统油卡与车辆或司机绑定的困扰,管理员只要控制好司机的加油额度即可,大大降低了车辆加油的管理难度。

在加油时,驾驶员通过“一键加油”就可实现随用随加,企业无需在加油卡中圈存大量资金,提高资金的利用效率。

“一键导入”和“一键导出”功能则让管理员能够通过后台对人员和数据的导入导出进行管理,方便对车辆用油情况进行汇总分析。

在开具发票环节,企业可通过“一键开票”,根据后台加油订单,选择公对公开具成品油发票,实时便捷。

好的方案不仅要易于管理,更要实现快捷部署、广泛适用。企业可通过“一键部署”,快速提交部署企服SaaS认证申请,待审核通过后即可完成部署,无需更多操作流程,不论企业规模大小,均能轻松接入,为企业能源管理带来易学易用的“智慧经”。

在车队用油方面,能链企服依托能链覆盖全国的能源补给网络,可为企业提供更优惠的加油价格,从源头直降车队用油成本。另外,能链企服还利用车端AIoT、云管理平台、大数据等数字化工具和技术,对车辆用油、司机加油行为施行透明度更高的可视化管理。比如根据企业车辆加油的历史数据,按需定制加油规则(定额加油、频次加油等) ,约束司机加油行为;结合车辆油耗、消费趋势、加油频次等数据对加油行为进行合理性分析,做到以科技手段规避道德风险。

由此看到,企业要想实现车辆用油管理的“运筹帷幄”其实并不难,找到匹配实际业务、满足管理所需的合作伙伴可帮助企业实现“决胜千里”。

据了解,能链企服是中国企业级能源数字化管理服务商,依托能链在能源产业链、能源数字化、能源补给网络等方面的资源和能力,通过构建“一站式企业级能源数字化管理解决方案”,助力企业实现能源管理的数字化升级和降本增效,优化员工用车体验。

目前,能链企服已与小米集团、用友集团、中通快运、京东京驿、招商银行、龙湖地产等上千家企业达成合作,并作为企业级能源数字化管理服务的入口,成功帮助企业提升能源数字化管理和费用管控水平。

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